Política de privacidad y tratamiento de datos personales

El COLEGIO LOS SAMANES S.A.S., identificado con NIT 830504210-5, domiciliado Ibagué, Tolima (en adelante, “el Colegio”), en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, implementa la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, “la Política”), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Título 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes. Considerando lo expuesto anteriormente se adoptan los siguientes:

ARTICULOS:

ARTÍCULO 1. OBJETO: La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, principios, procedimientos y responsabilidades bajo los cuales el Colegio recolecta, almacena, usa, pone en circulación, suprime y en general trata los datos personales de los estudiantes, padres de familia o acudientes, docentes, personal administrativo, aspirantes, egresados, proveedores, contratistas y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento en desarrollo de las actividades propias de su objeto social, garantizando el pleno ejercicio de los titulares del derecho constitucional al hábeas data.

ARTÍCULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN: La Política aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte del Colegio, con independencia del medio o soporte en que se encuentren (físico, digital o cualquier otro), y es de obligatorio cumplimiento para todos los directivos, docentes, personal administrativo, contratistas y terceros que, por razón de sus funciones, tengan acceso a datos personales cuyo responsable sea el Colegio.

ARTÍCULO 3. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

ARTÍCULO 4. DEFINICIONES: Para efectos de la presente Política, y en los términos generales del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, se adoptan las siguientes definiciones:

• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: dato personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, entre ellos los datos de salud, los datos biométricos y los referidos al origen racial o étnico.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tal como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: el Colegio, quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Colegio.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular para informarle sobre la existencia de esta Política y la forma de acceder a ella.
• Niño, niña o adolescente (NNA): toda persona menor de dieciocho (18) años, distinguiendo, para efectos de esta Política, entre menores de catorce (14) años y adolescentes entre catorce (14) y diecisiete (17) años.

ARTICULO 5. PRINCIPIOS RECTORES: El tratamiento de datos personales por parte del Colegio se rige por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones vigentes en materia de protección de datos.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al titular.
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular; los datos no se obtienen ni divulgan sin dicha autorización, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza al titular el derecho a obtener del Colegio, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de sus datos.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo puede realizarse por personas autorizadas y los datos no estarán disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los titulares o terceros autorizados.
• Seguridad: la información sujeta a tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información.

ARTÍCULO 6. CATEGORIAS DE TITULARES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO: El Colegio trata datos personales de las siguientes categorías de titulares, para las finalidades que se indican a continuación, sin perjuicio de las demás finalidades que se informen específicamente al momento de la recolección:

6.1. Estudiantes

Identificación y matrícula; gestión académica, evaluación y seguimiento pedagógico; boletines y comunicación del desempeño académico y disciplinario a los acudientes; información de salud relevante para la atención del estudiante y la gestión de emergencias (alergias, condiciones médicas, tipo de sangre); bienestar estudiantil, orientación escolar y, cuando aplique, acompañamiento psicológico; participación en actividades académicas, deportivas, culturales y extracurriculares; procesos de admisión y renovación de matrícula; registro fotográfico y audiovisual con fines pedagógicos e institucionales, en los términos del Artículo 9; y seguridad y control de acceso a las instalaciones.

6.2. Padres de familia y/o acudientes o representantes legales

Gestión de matrícula y facturación de servicios educativos; comunicación sobre el proceso educativo, académico y disciplinario del estudiante; participación en actividades institucionales (escuela de padres, reuniones, eventos); y trámites administrativos propios de la relación contractual con el Colegio.

6.3. Aspirantes

Evaluación del proceso de admisión, aplicación de pruebas de conocimiento o de valoración psicológica cuando el proceso lo requiera, entrevistas y comunicación sobre el resultado del proceso.

6.4. Docentes, directivos y personal administrativo

Vinculación laboral o contractual, afiliación a seguridad social, nómina y liquidación de prestaciones; evaluación de desempeño; procesos de formación y capacitación; control de acceso y seguridad; y trámites disciplinarios internos conforme al reglamento interno de trabajo, cuando haya lugar.

6.5. Egresados

Actualización de datos de contacto para fines de comunidad educativa, invitación a eventos institucionales de egresados y envío de boletines informativos, cuando el egresado haya autorizado dicho tratamiento.

6.6. Proveedores y contratistas

Gestión contractual, verificación de cumplimiento de obligaciones, trámites de pago y cumplimiento de obligaciones tributarias y contables.

6.7. Visitantes e invitados a actividades institucionales

Registro de ingreso a las instalaciones por razones de seguridad, y registro fotográfico o audiovisual de eventos institucionales abiertos al público (izadas de bandera, actos culturales, graduaciones), conforme al aviso de privacidad específico que se entregue para cada evento.

ARTÍCULO 7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Se consideran datos sensibles, en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, entre otros, los datos de salud de los estudiantes y del personal, y los datos biométricos derivados de la imagen, la voz o, cuando el Colegio cuente con sistemas de control de acceso biométrico, la huella dactilar o los rasgos faciales. El tratamiento de estos datos requiere autorización explícita y diferenciada del titular o de su representante legal, y solo se realiza cuando resulte estrictamente necesario para las finalidades descritas en el Artículo 6, en particular la atención de emergencias médicas, la seguridad de las personas y de las instalaciones, y el desarrollo de las actividades institucionales.

ARTÍCULO 8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: El Colegio es una institución educativa cuyo objeto social implica, de manera necesaria, ordinaria y permanente, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes matriculados como estudiantes. Dicho tratamiento se realiza en cumplimiento del artículo 44 de la Constitución Política, que consagra la prevalencia de los derechos de los niños, y conforme a la interpretación que la Superintendencia de Industria y Comercio ha dado al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, especialmente mediante Concepto 25-513000 de 2025, según la cual el tratamiento de datos personales de menores de edad es procedente cuando:

• Responde al interés superior del niño, niña o adolescente;
• Asegura el respeto de sus derechos fundamentales; y
• Garantiza su derecho a ser escuchado, valorando su madurez y autonomía.

En consecuencia, el Colegio trata los datos personales de sus estudiantes menores de edad exclusivamente para finalidades directamente relacionadas con su proceso educativo, su bienestar, su seguridad y el cumplimiento de las obligaciones legales y contractuales propias de la relación educativa, y bajo las siguientes reglas diferenciadas según su edad, en concordancia con los formatos de autorización de imagen adoptados por el Colegio:

• Estudiantes menores de catorce (14) años: la autorización para el tratamiento de sus datos personales, incluida su imagen, es otorgada exclusivamente por su representante legal, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 Ede 2012 y al artículo 34 de la Ley 1098 de 2006.
• Estudiantes entre catorce (14) y diecisiete (17) años: sin perjuicio de que la autorización formal es otorgada por su representante legal, el Colegio reconoce y hace efectivo el derecho del adolescente a ser escuchado y a expresar su asentimiento frente al tratamiento de su imagen y demás datos personales, en aplicación del principio de autonomía progresiva reconocido en el artículo 12 de la Convención sobre los Derechos del Niño (aprobada mediante la Ley 12 de 1991) y el artículo 31 de la Ley 1098 de 2006.

El tratamiento de los datos de niños, niñas y adolescentes vinculados al Colegio en ningún caso se destina a fines de mercadeo o publicidad comercial de terceros, ni a la elaboración de perfiles con fines distintos de los estrictamente pedagógicos e institucionales.

ARTÍCULO 9. TRATAMIENTO DE LA IMAGEN, FOTOGRAFÍAS, VIDEO Y CIRCUITO CERRADO DE TELEVISIÓN (CCTV): La imagen y la voz, cuando permiten la identificación inequívoca de una persona natural, constituyen datos biométricos de naturaleza sensible en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, su tratamiento por parte del Colegio requiere autorización previa, expresa e informada, distinta e independiente de la autorización general para el tratamiento de los demás datos personales.

El Colegio trata la imagen de estudiantes, docentes, personal administrativo, acudientes y visitantes para las siguientes finalidades específicas:

• Registro fotográfico y audiovisual de actividades académicas, culturales, deportivas e institucionales;
• Publicación en canales oficiales de comunicación del Colegio (página web, redes sociales institucionales, boletines, anuario, carteleras y material impreso o digital de promoción institucional);
• Seguridad de las personas y de las instalaciones mediante circuito cerrado de televisión (CCTV) en las zonas comunes del plantel; y
• Documentación del proceso pedagógico.

La autorización para el tratamiento de la imagen de estudiantes menores de edad se rige por las reglas del Artículo 8 y se instrumenta a través de los formatos de autorización de uso de imagen adoptados por el Colegio, que forman parte integral del sistema de protección de datos personales de la institución. La autorización otorgada es revocable en cualquier tiempo por el titular o su representante legal, sin que ello afecte la licitud del tratamiento realizado con anterioridad a la revocatoria, conforme al criterio fijado por la Corte Constitucional en la Sentencia T-634 de 2013, según el cual una autorización inicial para el uso de la imagen no implica una renuncia definitiva a dicho derecho.

ARTÍCULO 10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: Salvo en los casos exceptuados por la ley, el tratamiento de datos personales por parte del Colegio requiere la autorización previa, expresa e informada del titular o de su representante legal, la cual podrá constar por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización, y en todo caso deberá ser obtenida por un medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización podrá ser revocada en cualquier momento por el titular, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual.

ARTÍCULO 11. DERECHOS DE LOS TITULARES: Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tratados por el Colegio tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Colegio;
• Ser informados por el Colegio, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

ARTÍCULO 12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS:

12.1. Consultas

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar los datos personales tratados por el Colegio dirigiendo su solicitud a [correo electrónico dedicado]. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

12.2. Reclamos

El titular que considere que su información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierta el presunto incumplimiento de la normatividad vigente, podrá presentar un reclamo ante el Colegio, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de “reclamo en trámite” dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales cuando ello sea necesario, de lo cual se informará al interesado antes del vencimiento del término inicial.

ARTÍCULO 13. DEBERES DEL COLEGIO COMO RESPONSIBLE DEL TRATAMIENTO: En su calidad de responsable del tratamiento, el Colegio se compromete a:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas data;
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o su representante legal;
• Informar de manera clara y suficiente sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten al titular;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información suministrada a los encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y actualizarla oportunamente;
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en el Artículo 12;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad vigente; e
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

ARTÍCULO 14. TRANSMISIÓN A ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO: El Colegio podrá compartir datos personales con terceros que actúen como encargados del tratamiento (por ejemplo, proveedores de plataformas tecnológicas de gestión académica, comunicación institucional, facturación, entre otros), quienes quedan obligados a dar el mismo tratamiento a los datos personales que el Colegio está obligado a dar, y a usarlos únicamente para las finalidades autorizadas.

ARTÍCULO 15. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos, salvo que medie autorización expresa e inequívoca del titular, se trate de una transferencia necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y el Colegio, o se configure alguna de las demás excepciones previstas en la ley. El Colegio podrá utilizar plataformas y servicios tecnológicos que impliquen el alojamiento de datos personales en servidores ubicados fuera de Colombia; en estos casos, el Colegio exigirá contractualmente al proveedor respectivo el cumplimiento de estándares de protección de datos personales equivalentes a los exigidos por la legislación colombiana.

ARTÍCULO 16. MEDIDAS DE SEGURIDAD: El Colegio ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables y proporcionales para proteger los datos personales objeto de tratamiento contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de acceso a la información con perfiles diferenciados según el rol de cada usuario; capacitación periódica del personal en materia de protección de datos personales; custodia física de los archivos que contengan datos personales; y protocolos de respuesta ante incidentes de seguridad de la información, incluido el deber de informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad que generen riesgos en la administración de la información de los titulares.

ARTÍCULO 17. PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS: Los datos personales se conservarán durante el tiempo en que el titular mantenga un vínculo con el Colegio (como estudiante, acudiente, docente, personal administrativo, proveedor o contratista) y, una vez finalizado dicho vínculo, durante el término adicional que resulte necesario para el cumplimiento de obligaciones legales, fiscales, contables o de defensa judicial del Colegio. Vencidos dichos términos, los datos personales serán suprimidos de las bases de datos del Colegio, salvo que exista un deber legal de conservación.

ARTÍCULO 18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD): De acuerdo con la reglamentación vigente, están obligadas a inscribir sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio las personas jurídicas, con o sin ánimo de lucro, cuyos activos totales superen las 100.000 UVT, así como las entidades de naturaleza pública. El Colegio verificará su situación particular frente a esta obligación y, de resultar aplicable, procederá con el registro correspondiente dentro de los términos que fije la autoridad.

ARTÍCULO 19. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA: El Colegio podrá modificar la presente Política en cualquier momento, en particular para mantenerla actualizada frente a cambios normativos, jurisprudenciales o de doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio. Toda modificación sustancial será comunicada a los titulares por los canales institucionales antes de su entrada en vigencia.

ARTÍCULO 20. NORMATIVIDAD APLICABLE: La presente Política se expide con fundamento en las siguientes disposiciones, sin perjuicio de las que las modifiquen, sustituyan o adicionen:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15, 20 y 44.
• Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, compilado en el Título 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 886 de 2014, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.
• Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia), artículos 31 y 34.
• Ley 12 de 1991, aprobatoria de la Convención sobre los Derechos del Niño, artículo 12.
• Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V — Protección de Datos Personales.
• Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional (control de constitucionalidad de la Ley 1581 de 2012).
• Sentencia T-634 de 2013 de la Corte Constitucional (revocabilidad de la autorización de uso de imagen).
• Concepto 25-513000 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio (tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes).

ARTÍCULO 21. VIGENCIA: La presente Política rige a partir del 1 de octubre de 2026 y deroga cualquier política de tratamiento de datos personales adoptada previamente por el Colegio, incluida la publicada con anterioridad en su sitio web institucional.

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MARIO ADOLFO MAZO MIRA

Representante Legal

COLEGIO LOS SAMANES S.A.S.